Le 2 juin 2016, dans le cadre de la session du Comité Finances, Sécurité et Investissements, la société Hamilton Data Services (HDS), spécialiste en optimisation des processus, et la société Auchan Retail Russie ont présenté une étude de cas sur les solutions augmentant l’efficacité des processus back-office.

Pour de nombreuses entreprises, les notes de frais impliquent une quantité énorme de documents, des dépenses manquant de transparence, une saisie comptable et des difficultés de communication entre collègues. Evgenia Burmistrova, directrice du développement chez Hamilton Data Services (HDS), a présenté une solution « cloud » permettant aux collaborateurs de gérer en ligne les notes de frais.

Les avantages de cette solution :

• Elle est accessible 24h/24, 7j/7 de n’importe quel appareil mobile, où que vous soyez ;
• L’interface est conviviale et multilingue ;
• Elle comprend divers modules et fonctionnalités.

Liudmila Lobacheva, chef comptable adjoint chez Auchan Retail Russie, connaît d’expérience l’efficacité de ce système. Selon elle, après avoir adopté le module « Gestion de Notes de Frais », la société a pu :

• Garantir 100% de fiabilité grâce à la saisie automatique ;
• Rembourser entièrement les collaborateurs par virement ;
• Accélérer les échanges et le paiement des agences de voyage ;
• Optimiser le travail du personnel (après la mise en place du nouveau système, le poste de comptable chargé de gérer les notes de frais et les avances a été supprimé).

La société prévoit de personnaliser encore ce système, notamment en rendant possible la réservation en ligne de billets et d’hôtels par les collaborateurs eux-mêmes, dans le respect de la politique de frais de déplacement de l’entreprise, et en mettant en place une gestion électronique des documents avec les agences de voyage.

Les présentations de la session sont disponibles dans la « Bibliothèque des comités » de l’Espace membres.

Contact : comites@ccifr.ru 

Source de la vidéo : http://hds-group.com/ru/reshenija-dlja-povyshenija-jeffektivnosti-processov-bjek-ofisa/