Le 22 avril, a eu lieu la réunion du Comité RH de la CCI France Russie.  Les participants ont discuté de la gestion électronique des documents, de la protection des données personnelles et du format de travail à distance.

Anastasia Bajenova, chef de la direction de l’automatisation et de l’optimisation des processus commerciaux d’Open Group, et Anastasia Joukova, chef de la direction de l’administration des ressources humaines d’Open Group, ont parlé de leur participation à l’expérience de transition vers la gestion électronique des documents dirigée par le ministère russe du Travail. Parmi les principaux objectifs de la transition, la société Open Group a identifié:

– réduction des coûts de main-d’œuvre des spécialistes RH;

– simplification du flux de documents;

– réduction des délais de prise de connaissance des documents;

– opportunité d’échanger avec d’autres employeurs participant à l’expérience;

– renforcement des échanges avec les autorités fédérales en vue d’améliorer la législation du travail.

«Au total, durant la période de participation à l’expérience, 345 documents ont été signés au moyen d’une signature électronique», a noté Anastasia Bajenova.

Parmi les employés, 22% ont souhaité disposer d’un livret de travail électronique. Le pourcentage des travailleurs qui souhaitent conserver un livret de travail au format papier reste cependant élevé. « L’adoption du livret de travail électronique réduit les dépenses pour l’achat des formulaires, leur gestion », – a souligné Anastasia Joukova.

Irina Chourmina, juriste senior de la pratique de la propriété intellectuelle et TMT,  CMS Russie, a évoqué les questions d’actualité de la protection des données personnelles dans la gestion électronique des ressources humaines. Conformément à la loi fédérale, l’employeur « est tenu de ne pas divulguer à quiconque les données personnelles du salarié sans le consentement écrit de ce dernier ». L’ensemble des  données des employés doivent être conservées sur le territoire de la Fédération de Russie. En cas d’infraction, l’entreprise devra payer une amende de 1 à 6 millions de roubles. La transmission vers les pays inclus dans la liste du Roskomnadozr est effectué conformément à la procédure établie en Fédération de Russie. En cas de transmission des données personnelles d’employés vers d’autres pays, le consentement écrit du titulaire des données personnelles est requis.

La loi n° 519-FZ du 30 décembre, entrée en vigueur, exclut de la loi sur les données personnelles la catégorie des données publiques, remplacée par la catégorie nouvelle de données personnelles, dont le titulaire autorise la diffusion. Ces données comprennent celles auxquelles un nombre illimité de personnes peut accéder avec le consentement du sujet. « Selon la loi, le sujet des données personnelles a le droit d’interdire leur transmission et leur traitement, ou d’établir les conditions de traitement », a déclaré Irina Chourmina.

Elena Koukouchkina, conseillère, Baker McKenzie, et Elena Pitirimova, juriste, Baker McKenzie, ont parlé des limites de la gestion électronique des documents liées au travail à distance. En ce qui concerne les salariés en télétravail, des modifications ont été apportées à l’article 312 du Code du travail. Désormais, la signature avec l’utilisation d’une signature renforcée est maintenue pour le contrat de travail, les accords complémentaires, le contrat de responsabilité matérielle, le contrat d’apprentissage et d’autres documents. De plus, selon les amendements, l’employeur est obligé de rembourser les dépenses du salarié liées à ses activités professionnelles.

A l’issue de la réunion, les intervenants ont répondu aux questions des participants.

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