Les participants au petit déjeuner d’affaires «Contrôler les flux documentaires : comment gérer efficacement le flux de documents financiers et de clients», qui s’est tenu le 5 juin à la CCI France Russie, ont discuté de la manière d’utiliser les innovations dans la gestion de la documentation de bureau.
Au cours du petit déjeuner, Dmitry Tourlaïev, directeur régional pour le développement des services financiers aux entreprises, Danone, et Maxim Lapkine, directeur général d’Infologistics, ont partagé leur expérience en matière de numérisation des flux de documents.
Au début du petit déjeuner, le directeur général d’Infologistics, Maxim Lapkine, a prononcé un discours de bienvenue. Il a présenté, de manière générale, le processus de transition de la société postindustrielle à la société de l’information. Il a comparé ce processus à « l’explosion numérique », où, sous l’influence des innovations, les anciens modèles sont détruits et les nouveaux se trouvent en cours de formation. Selon lui, dans ce nouveau contexte, la Russie a l’opportunité de devenir un leader dans le domaine de l’économie numérique. Un certain nombre de facteurs y contribuent : un niveau élevé de formation en mathématiques, les tendances positives de l’économie, le pic de la dynamique du développement numérique.
Maxim a ensuite donné la parole à Dmitry Tourlaïev, représentant de Danone, qui a parlé de l’expérience de son entreprise en matière de numérisation des flux documentaires et de création d’un centre de service unique. Dmitry a noté que la numérisation est une nouvelle tendance de développement des entreprises dans le monde entier, mais que la Russie affiche encore du retard par rapport aux pays occidentaux. Le principal obstacle à une transition intégrée est le niveau élevé de bureaucratisation et la faiblesse de la base juridique.
Chez Danone, la nécessité d’introduire les technologies numériques dans le travail de bureau est née de la nécessité pratique d’optimiser le processus de collecte des documents dans les pays de la CEI. Dmitry a noté que la numérisation des flux documentaires est un processus long et laborieux. Danone, qui a commencé à en introduire les premiers éléments dès 2007, n’a atteint des résultats significatifs qu’en 2015. Grâce à une coopération étroite avec la société «Infologistics», Danone a réussi à créer un fichier unique de copies numérisées, à numériser un nombre important de documents et à introduire la technologie de signature électronique. Tout cela a permis d’accélérer la collecte des recettes des clients, de réduire les coûts d’exploitation des documents, d’accroître l’efficacité des procédures administratives et de réduire les risques de perte de documents. Dmitry a toutefois souligné que, malgré tout, sa société devait conserver certains documents en format papier et, en conséquence, supporter des coûts supplémentaires pour leur archivage.
Dans la dernière partie du petit déjeuner, le directeur général d’Infologistics, Maxim Lapkine, a détaillé les solutions proposées par sa société pour l’introduction des technologies de l’information dans le travail de bureau. Maxim a attiré l’attention du public sur le fait que, dans les entreprises russes, la numérisation se fait à des rythmes différents selon les secteurs. Dans le même temps, une situation paradoxale se crée, que l’intervenant qualifie de «dualisme papier-électronique»: la gestion électronique des documents est activement introduite, alors même que la documentation papier est conservée, même si sa part diminue progressivement.
Cette situation contradictoire comporte des risques supplémentaires pour l’entreprise. « Infologistics » propose à ses clients un outil pour gérer efficacement ces processus hybrides. Les experts d’Infologistics ont mis au point le système OnePoint, qui comprend la conservation de documents papier, leur numérisation, la création d’archives électroniques et l’utilisation de la technologie de signature électronique. « Infologistics » a récemment introduit un nouvel élément, Invoice Manager, qui permet de réduire la durée des procédures d’achat, d’optimiser le fonctionnement de la omptabilité, d’accroître l’efficacité de la gestion du fonds de roulement et de rationaliser le contrôle budgétaire.
À la fin du petit déjeuner, les participants ont pu poser leurs questions et partager leur expérience pour améliorer l’efficacité des flux documentaires dans un monde en mutation.
