Участники делового завтрака «Документооборот под контролем: как эффективно управлять потоками финансовых и клиентских документов», который прошёл 5 июня в стенах Франко-российской торгово-промышленной палаты, обсудили, каким образом инновации могут встать на службу делопроизводства.
В ходе завтрака своим опытом цифровизации документооборота поделились Дмитрий Турлаев, региональный директор по развитию финансовых бизнес-сервисов Danone, и Максим Лапкин, генеральный директор «Инфолоджистикс».
В начале завтрака с приветственным словом выступил генеральный директор «Инфолоджистикс» Максим Лапкин. Спикер в общих чертах обрисовал процесс перехода от постиндустриального общества в информационное. Он сравнил этот процесс с «цифровым взрывом», где под влиянием инноваций старые модели разрушаются, а новые находятся в стадии формирования. В этих новых условиях, по мнению спикера, Россия имеет хорошие шансы стать лидером в области цифровой экономики. Этому способствует ряд факторов: высокий уровень математического образования, позитивные тенденции в экономике, пик динамики цифрового развития.
Максим передал слово представителю Danone Дмитрию Турлаеву, который рассказал об опыте своей компании в цифровизации документооборота и создании единого центра обслуживания. Дмитрий отметил, что цифровизация – новый тренд развития бизнеса во всём мире, однако Россия пока отстаёт от стран Европы и Америки. Главное препятствие на пути комплексного перехода – высокий уровень бюрократизации и слабость юридической базы.
В компании Danone необходимость внедрения цифровых технологий в делопроизводство родилась из практической потребности оптимизировать процесс сбора документов на пространстве СНГ. Дмитрий отметил, что цифровизация документооборота – процесс долгий и кропотливый. Компания Danone начала внедрять первые его элементы ещё в 2007 г., но первые значительные результаты были достигнуты только в 2015 г. Благодаря тесному сотрудничеству с компанией «Инфолоджистикс» Danone удалось создать единый архив сканированных копий, оцифровать значительный массив документов, внедрить технологию электронной подписи. Всё это позволило ускорить сбор выручки от клиентов, снизить затраты на операции с документами, повысить эффективность административных процессов и снизить риски потери документов. Дмитрий, однако, отметил, что при всём этом его компании приходится сохранять некоторые бумажные документы и, соответственно, нести дополнительные расходы по их архивации.
В заключительной части завтрака генеральный директор «Инфолоджистикс» Максим Лапкин подробнее рассказал о том, какие решения предлагает его компания по внедрению информационных технологий в делопроизводство. Максим привлёк внимание аудитории к тому факту, что сейчас в российском бизнесе цифровизация идёт различными темпами в зависимости от отрасли. При этом складывается парадоксальная ситуация, которую спикер охарактеризовал как «электронно-бумажный дуализм»: происходит активное внедрение электронного документооборота при сохранении бумажной документации, хотя доля последней постепенно снижается. Такая противоречивая ситуация несёт дополнительные риски для бизнеса. «Инфолоджистикс» предлагает своим клиентам инструмент эффективного управления такими гибридными процессами. Специалисты «Инфолоджистикс» разработали сервисную систему OnePoint, которая включает хранение бумажных документов, их сканирование, создание электронных архивов и использование технологии электронной подписи. Недавно «Инфолоджистикс» внедрила новый элемент – Invoice Manager, который позволяет сократить длительность процесса закупки, оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность управления оборотным капиталом, упорядочить контроль бюджета.
По окончании завтрака все участники смогли задать интересующие их вопросы и обменяться опытом повышения эффективности документооборота в условиях меняющегося мира.
