22 апреля прошло заседание Комитета по кадровым вопросам Франко-российской торгово-промышленной палаты. Участники обсудили электронный документооборот, защиту персональных данных и удаленный формат работы.

Анастасия Баженова, руководитель направления автоматизации и оптимизации бизнес-процессов Open Group, и Анастасия Жукова, руководитель отдела кадрового администрирования Open Group, поделились опытом участия в эксперименте по переходу на электронный документооборот, проводимом Минтруда России. Среди основных целей перехода на электронное ведение документов компания Open Group выделила:

- сокращение трудозатрат кадровых специалистов;

- упрощение документооборота;

- сокращение сроков ознакомления с документами;

- возможность обмениваться опытом с другими работодателями-участниками эксперимента;

- укрепление взаимодействия с федеральными органами власти по вопросам улучшения трудового законодательства.

«Всего за период участия в эксперименте было подписано 345 документов посредством электронной подписи», - отметила Анастасия Баженова.

Среди сотрудников 22% оформили электронную трудовую книжку. Но по-прежнему остается большой процент тех, кто предпочитает иметь бумажную трудовую книжку. «Переход на электронную трудовую книжку снижает затраты на закупку бланков, их учет», - подчеркнула Анастасия Жукова.

Ирина Шурмина, старший юрист практики интеллектуальной собственности и TMT, CMS Russia, осветила актуальные вопросы защиты персональных данных при электронном кадровом делопроизводстве. Согласно Федеральному закону, работодатель «обязан не сообщать персональные данные работника кому-либо без письменного согласия сотрудника». Все данные сотрудников должны храниться на территории Российской Федерации. При нарушении компания должна будет оплатить штраф от 1 до 6 миллионов рублей. Передача в страны из списка РКН осуществляется согласно порядку, установленному в РФ. В случае передачи персональных данных сотрудников в иные страны необходимо письменное согласие субъекта персональных данных.

Вступивший в силу закон № 519-ФЗ от 30 декабря исключает из закона о персональных данных категорию общедоступных данных. Вместо этой категории появилась новая – персональные данные, разрешенные субъектом для распространения. К таким данным относятся те, доступ к которым получает неограниченный круг лиц при наличии согласия субъекта на распространение. «Субъект персональных данных по закону вправе запретить их передачу и обработку или же установить условия обработки», - отметила Ирина Шурмина.

Елена Кукушкина, советник, Baker McKenzie, и Елена Питиримова, юрист, Baker McKenzie, рассказали об ограничениях электронного оборота документов, связанных с удаленной работой. В отношении сотрудников, работающих дистанционно, были внесены изменения в статью 312 Трудового кодекса. Теперь подписание с использованием усиленной подписи сохраняется в отношении трудового договора, дополнительных соглашений, договора о материальной ответственности, ученического договора и других документов. Также, согласно поправкам, работодатель обязан возместить расходы работника, связанные с его профессиональной деятельностью.

В заключение заседания состоялась дискуссия, в ходе которой спикеры ответили на вопросы участников.

Если вы хотите получать приглашения на заседания Комитета, отправьте запрос на comites@ccifr.ru.