28 мая 2015 года Франко-российская торгово-промышленная палата CCI France Russie организовала очередное заседание комитета по налогообложению и финансовой отчетности. На этот раз темой обсуждения стали периферийные бизнес-процессы в компаниях, а именно командировки и авансовые отчеты.
В качестве спикеров выступили Генеральный директор компании Hamilton Виктория Лаптева, Главный бухгалтер компании Schneider Electric Фирюза Шаймарданова и Менеджер по закупкам компании Schneider Electric Наталия Масюк.
В рамках заседания представители компаний рассказали о том, как сократить расходы и административные ресурсы на периферийные бизнес-процессы и одновременно усилить контроль соблюдения политик и правил, а также поделились с участниками мероприятия практическим опытом.
Заседание открыла компания Hamilton. Виктория Лаптева рассказала об облачных решениях по командировкам и авансовым отчетам в виде онлайн приложений, которые позволяют полностью оптимизировать данные бизнес-процессы в компаниях.
«В результате использования данных решений компании добиваются общей экономии времени и ускорения бизнес-процесса минимум на 40% — отмечает Виктория. — Расходы компании также сокращаются от 10% до 30%. Это происходит благодаря порядку и прозрачности процесса, сотрудники начинают покупать опции по командировке вовремя, а значит по более низким ценам – общая эффективность повышается».
Особое внимание Виктория уделила сокращению времени работы бухгалтера с помощью облачного приложения: «Во-первых, бухгалтеру больше не нужно бить руками проводки и далее загружать их – теперь все это формируется в системе, где уже имеются необходимые аналитики. Во-вторых, система элиминирует большое количество ошибок, возникающих в процессе заполнения сотрудником форм или проставления кост-центров. И, в-третьих, между сотрудником и бухгалтером больше нет сложной коммуникации, так как все ошибки и статус заявки видны в системе».
Проблематика, которая возникает в компаниях в процессе авансовых отчетов и командировок была подробно рассмотрена Фирюзой Шаймардановой на примере компании Schneider Electric.
«Перед компанией стояла задача осуществления большого объема поездок при условии сохранения разумных расходов. При этом решение должно было соответствовать высокому уровню соблюдения законодательства, а также внутренних политик и правил компании» — рассказывает Фирюза.
Таким решением для компании Schneider Electric стала система Hamilton, которая автоматически учитывает все лимиты и политики, делая бизнес-процесс максимально контролируемым прозрачным и эффективным.
Об эффективности командировочного процесса относительно сроков рассмотрения заявки и ее одобрения также поделилась и Наталия Масюк: «Когда в компании Schneider Electric проект Hamilton только запускался на командировочный процесс уходило пять дней, теперь это занимает всего два дня. Выписка билетов также осуществляется в течение дня, а не два дней».
Спикеры заседания также отметили, что сотрудники становятся более мобильными и независимыми друг от друга. Коммерсант может заполнять заявку или отчет, находясь в командировке, менеджер всегда уведомлен о текущей ситуации, а у бухгалтера появляется больше времени для работы на более эффективных участках.
Таким образом, процесс авансовых отчетов и командировок в компаниях становится простым и быстрым, что позволяет всем сотрудникам чувствовать себя более комфортно, а в масштабах компании снижать, как временные, так и материальные затраты.
Презентации докладчиков будут доступны в личном кабинете на сайте CCI France Russie эксклюзивно для членов Палаты.
Комитет по налогообложению и финансовой отчетности является местом встречи французских и российских специалистов и способствует обмену информацией и практиками по актуальным вопросам области. За исключением открытых встреч, заседания комитета предназначены для специалистов исключительно компаний-членов CCI France Russie.
Председатель Комитета – Флоранс Пино, управляющий партнер, Mazars Россия.
Координатор – Лидия Сутормина, начальник отдела профессиональных комитетов –lidia.soutormina@ccifr.ru.
