Передовые технологические решения для повышения эффективности процессов бэк-офиса.
09.06.2016
2 июня 2016 года Франко-российская торгово-промышленная палата (CCI France Russie) организовала очередное заседание комитета по финансам, безопасности и инвестициям. На этот раз темой обсуждения стали передовые технологические решения для повышения эффективности процессов бэк-офиса.
В качестве спикеров выступили директор по развитию бизнеса компании Hamilton Apps Евгения Бурмистрова и заместитель главного бухгалтера компании АШАН Людмила Лобашева.
В рамках заседания представители компаний поделились практическим кейсом по внедрению системы электронных авансовых отчетов и командировок, рассказали о том, как зарождался проект, каких результатов уже удалось достичь, и что стоит в планах на ближайшее будущее.
Открытием заседания стал обзор облачного приложения Hamilton, позволяющего полностью автоматизировать процесс обработки авансовых отчетов и командировок в компаниях. Евгения Бурмистрова ознакомила участников заседания с функциональными возможностями и преимуществами приложения.
«Мы работаем в сфере облачных технологий – это означает, что наши приложения доступны с любого мобильного устройства: смартфона, который есть сейчас у всех, планшета. Доступ осуществляется через Интернет, то есть приложение доступно 24/7 из любой точки мира — рассказывает Евгения. – Мы осуществляем также интеграцию с различными программами: CRM-системами, различными бизнес-приложениями, которые вы используете в компаниях для хранения данных, любыми ERP-системами, куда все данные, соответственно, потом перетекают и многими многими другими».
Особое внимание также было уделено проблематике, с которой сталкивается большинство компаний до внедрения проекта. Людмила Лобашева подробно рассказала о том, что привело компанию АШАН к использованию такого решения.
«Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто как валидирует, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании», — делится Людмила.
Перед началом проекта в 2014 году затраты на командировки в компании АШАН составили 344 млн. руб., что является огромной статьей расходов, которую в таких масштабах крайне тяжело анализировать и контролировать. Кроме того, компания тратила огромное количество времени на оформление отчетов, административную работу и сложную внутреннюю коммуникацию.
Таким образом, в рамках реализации проекта автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании АШАН главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания: «На уровне бухгалтерии получилось сократить четырёх человек. В отделе бронирования сидело 3 человека, сейчас сидит один. В принципе скромный результат, но после него случился интересный момент».
После внедрения системы и раздачи доступа сотрудникам, удалось обеспечить 100% правильного оформления отчета о расходах, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, обеспечить своевременную сверку и оплату счетов турагентства, а также обработку отчета сотрудниками в любой удаленности. Всё это уже позволило компании АШАН упразднить 55 человек на уровне магазинов.
«Когда мы подходили к этому проекту у нас были более скромные ожидания, — признаётся Людмила, — а в итоге в общей сложности на сегодняшний день получилось сократить более 60 человек».
Не смотря на то, что главные задачи совместного проекта Hamilton и АШАН были успешно выполнены, непрерывные работы над улучшением системы и повышением её качества продолжаются. В ближайшее время планируется внедрить ряд новых функциональных возможностей, которые позволят сделать процессы бэк-офиса еще более простыми и эффективными.
Презентации докладчиков будут доступны в личном кабинете на сайте CCI France Russie эксклюзивно для членов Палаты.
Комитет по налогообложению и финансовой отчетности является местом встречи французских и российских специалистов и способствует обмену информацией и практиками по актуальным вопросам области. За исключением открытых встреч, заседания комитета предназначены для специалистов исключительно компаний-членов CCI France Russie.
Источник: http://hds-group.com/ru/reshenija-dlja-povyshenija-jeffektivnosti-processov-bjek-ofisa/
Материалы заседания доступны в личном кабинете на crm.ccifr.ru в разделе «Библиотека комитетов».
Контакты: comites@ccifr.ru
