20 октября Франко-российская торгово-промышленная палата (CCI France Russie) и компания Infologistics провели совместный деловой завтрак, посвящённый внутреннему электронному документообороту. Представители компании рассказали о возможностях и целесообразности перехода на электронный документооборот внутри организации, акцентировали внимание на законодательных требованиях, а «СОК Сервисный Центр» представил практический кейс.

Внутренний электронный документооборот существенно отличается от внешнего тем, что требует кастомизации под бизнес-процессы отдельной организации. Чтобы придать юридическую значимость документу, необходимо использовать электронную подпись.

О юридических аспектах трёх видов электронных подписей рассказал Дмитрий Рыбалов, технический директор Infologistics. «Несмотря на то что правительство предпринимает попытки упростить использование усиленной электронной подписи, это никогда не будет простой схемой, будет связано с неудобствами», – отметил он. Однако Дмитрий уверен, что подписание документов и создание электронной подписи станет гораздо проще, а проблема должна решаться индивидуально из-за разных требований к документам и особенностей организаций.

Использование неквалифицированной электронной подписи (НЭП) выходит на новый этап развития в России, особенно для документов, имеющих «пониженный риск значимости». НЭП более удобна и доступна, хотя и она не является универсальной по ряду условий, в том числе из-за неясности законодательных требований.

В новой редакции 63-ФЗ (изменения начнут действовать с 01.01.2022) вносится существенная правка, которая полностью легализует схему создания сертификата проверки НЭП на основе данных подтверждения личности с помощью ЕСИА. «Это устраняет необходимость личного удостоверения личности и подписания сертификата проверки ключа подписи собственноручно», – пояснил Дмитрий.

Среди перспектив развития ЭДО – появление новых платформ для создания юридически значимых документов, в том числе с государственным участием, и расширение спектра подписываемых документов.

При переходе на внутренний электронный документооборот важно оценить целесообразность и экономический эффект. Директор по развитию бизнеса Infologistics Сергей Третьяков представил российские тренды: активная цифровизация со стороны государства и предпосылки для создания гибридных моделей управления документопотоками и хранение информации. Он отметил, что «внедрять ЭДО на базе имеющихся систем документооборота чаще всего нельзя». По словам Сергея, существует два варианта выхода из этой ситуации: «создать инфраструктуру самостоятельно, вложив несколько миллионов, или воспользоваться готовым решением».

«По данным ФНС, стоимость одного бумажного документа – 227 рублей за жизненный цикл, а одного электронного – 38 рублей», – проиллюстрировал необходимость перехода Сергей. Он рекомендует определить драйвер, «лидера, которому этот проект интересен», обратить внимание на соответствие решения законодательству РФ, SLA и особенности поддержки.

Практический кейс представила Татьяна Белоногова, заместитель финансового директора «СОК Сервисный Центр», рассказав про перевод кассовой документации сети магазинов Prisma в электронный вид. При внедрении решения учитывались требования законодательства Финляндии, интеграция DocuForce (проект Infologistics) с учётной системой Navision, относительно небольшие вложения. Результат проекта, по мнению Татьяны, положительный, однако остались некоторые «подводные камни»: отслеживание перемещения/увольнения сотрудников и потери КЭП на токенах.

«На очереди перевода в электронный вид авансовые отчёты, внутренняя документация по учёту основных средств и КЭДО», – поделилась перспективами развития проекта Татьяна.

Франко-российская торгово-промышленная палата выражает благодарность спикерам и всем присутствующим на деловом завтраке за активное участие в мероприятии.